Cost of Vacancy

In vielen Unternehmen herrscht bis heute der Irrglaube, dass sich durch unbesetzte Stellen Kosten einsparen lassen. Unberücksichtigt bleibt, dass in der Theorie jeder Mitarbeiter einen Anteil am Unternehmenserfolg trägt. Sollte dem nicht so sein, so kam es in der Vergangenheit wohl zu Managementfehlern.

Falsch ist auch die Annahme, dass man Vakanzen möglichst lange aussitzen und erst reagieren sollte, wenn der Druck der restlichen Belegschaft die eigene Schmerzgrenze übersteigt. Den individuellen wirtschaftlichen Beitrag einmal außen vor gelassen, vernachlässigt diese Sichtweise eine zunächst nahezu unsichtbar einsetzende Abwärtsspirale. Die restliche Belegschaft leistet zwangsläufig mehr, reagiert aber nur noch, löscht Brände und entfaltet kein kreatives, innovatives und produktives Potential mehr. Es kommt zu Frust, Überlastungen, Ausfällen, Unzufriedenheit und zwangsläufig zu Fluktuation.

Gleichzeit schlägt die Unterbesetzung zu Kunden, Partnern und Dienstleistern durch, ebenso wie im Laufe der Zeit zu potentiellen Bewerbern. Das Dilemma ist perfekt. Irgendwann lässt sich diese Entwicklung nur noch mühsam verlangsamen, aufhalten oder gar umdrehen. Die ökonomischen Auswirkungen auf das Unternehmen sind langfristig oft eklatant und können schlimmstenfalls bis zur Einstellung des Geschäftsbetriebes führen.

Die genaue Höhe der Cost of Vacancy zu berechnen ist dabei eine komplizierte Aufgabe. Viele Faktoren spielen hier eine Rolle, die nicht immer exakt monetär beziffert werden können. Die Harvard University hat eine näherungsweise Formel entwickelt, der in der Fachwelt eine hohe Plausibilität zugesprochen wird:

Jahresgehalt/Arbeitstage * Faktor * Time to Hire = Cost of Vacancy

Dabei steht:

• Das Jahresgehalt für das Bruttojahresgehalt, welches in der Position verdient wird.
• Die durchschnittliche Anzahl an Arbeitstagen pro Jahr.
• Der Faktor für den Beitrag, den die Stelle zum Unternehmensumsatz leistet. Dieser geht von 1 (wenig direkter Beitrag) bis 3 (viel direkter Betrag).
• Die Time to Hire für den durchschnittlichen Zeitraum, in dem die Stelle neu besetzt werden kann.

Daraus geht hervor, dass bei einem mittleren Faktor 2 ein halbes Jahr der unbesetzten Stelle genauso viel kostet wie ein komplettes Jahresgehalt derselben Stelle. Bei Faktor 3 ist dieser Wert hingegen schon nach 4 Monaten erreicht.

Der Cost of Vacancy erfüllt somit gleich zwei Zwecke. Zunächst ermöglicht er es unterschiedliche Vakanzen gegeneinander aufzuwiegen und zu priorisieren – auch wenn die Kenngröße nicht unbedingt der einzige Faktor sein sollte. Zudem lässt sich daraus im nächsten Schritt das Budget für das Recruiting ableiten.

Fazit:

Unbesetzte Stellen kosten also nicht nur Geld, Sie riskieren auch den Betriebsfrieden, die Kundenzufriedenheit und letztlich, sollten alle Warnzeichen ignoriert werden, das Unternehmen.